Standort der Akte verwalten

Im Navigationsbaum unter Registratur/Standort der Akte erhalten Sie die Informationen, wo sich die Stammakte und die einzelnen Ausfertigungen der Akte befinden bzw. auf wessen Schreibtisch sie liegen.

Zusätzlich können Sie

die Anzahl der Ausfertigungen und die Bezeichnung bei Bedarf anpassen
ggf. den Aktenstandort gesondert festlegen. Dann wird diese Akte in der Beteiligung und Aufgaben/Termine nicht angeboten
nach Abschluss des Vorganges (z.d.A.) den Aktenstandort anpassen (z. B. Archiv)

Oben wird der Standort der Hauptakte festgehalten. Dies sind bei neuen Vorgängen standardmäßig die zuständigen Sachbearbeitenden.

Den Aktenstandort ändern Sie immer nur im Zusammenhang mit einem Termin / einer Wiedervorlage. Weil sich der Aktenstandort immer erst dann ändert, wenn Sachbearbeitende den Termin erledigt haben, neue Termine für neue Sachbearbeitende angelegt werden und in diesem Zusammenhang ggf. die Akte mit geht, siehe Aufgaben und Termine und Termine und Wiedervorlagen erledigen.

Einzige Ausnahme: wenn der Vorgang geschlossen wird (z.d.A.) , dann gibt es keinen neuen Termin. Dann müssen Sie den Aktenstandort manuell ändern (z. B. Archiv)

Im unteren Bereich sehen Sie, wie viele weitere Ausfertigungen zur Hauptakte vorhanden sind.

Weitere Ausfertigungen festlegen

Die Anzahl wird bei der Stammdatenaufnahme erfasst und kann hier unter Anzahl weiterer / zusätzlicher Ausfertigungen jederzeit geändert werden.

Standorte der Akten ändern

Neben der Anzahl werden hier die Standorte aller Ausfertigungen aufgelistet. Diese können aus der Beteiligung stammen oder bei Bedarf auch selber festgelegt werden. Das Standort-Symbol vor der Ausfertigung enthält die Ausfertigungsnummer.
Wurde eine Behörde über das Onlineverfahren beteiligt, erscheint hier ebenfalls ein entsprechender Eintrag mit dem grünen Online-Symbol .

Markieren Sie hierzu bei der gewünschten Ausfertigung Standort gesondert festlegen.
Es erscheint das Auswahlfeld Standort.
Wählen Sie den gewünschten Standort.

Je nach Auswahl kann ein zusätzliches Feld zur Eingabe eines Sachbearbeitenden oder/und zur Eingabe von Zusatzinformationen (einstellungsabhängig) erscheinen.

Klicken Sie im Reiter Vorgang die Schaltfläche Speichern , um die Änderung zu bestätigen.

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